El diagrama de Gantt es una herramienta esencial en la gestión de proyectos, permitiendo visualizar tareas, plazos y dependencias de manera clara y estructurada.
En esta guía, te vamos a indicar cómo crear un diagrama de Gantt paso a paso, ya sea a mano, en Excel o utilizando software especializado.
Nosotros utilizaremos Microsoft Project y te daremos un modelo de Diagrama de Gantt o cronograma al final del artículo.
Pero primero, empezamos por el principio: qué es y para qué sirve.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt es una representación gráfica del cronograma de un proyecto. Se utiliza en obras de construcción para poder hacer un seguimiento al avance de la obra.
En dicho diagrama se representan las tareas en las filas y se van relacionando dichas tareas a lo largo del tiempo que se muestra horizontalmente en el eje X. Cada tarea se representa mediante una barra horizontal que indica su duración y posición en el tiempo.
Un diagrama de Gantt tiene la siguiente forma:
Al final del artículo te proporcionaré un modelo de cronograma de obra.
¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt tiene las siguientes funciones:
- Permite ver de un vistazo todas las tareas de un proyecto y su duración. Muestra las tareas que deben completarse antes de iniciar las obras, las precedencias y sucesoras y las fechas en las que se a proyectado que se ejecuten.
- Facilita la distribución de recursos entre tareas, para evitar asignar el mismo recurso a dos tareas distintas en el mismo tiempo.
- Ayuda a seguir el avance del proyecto y detectar los posibles retrasos. De una forma rápida podemos ver si una tarea se está retrasando para que el jefe de obra pueda tomar las medidas correctoras necesarias para evitar un retraso de la obra.
Pasos para crear un diagrama de Gantt
1. Definir el alcance del proyecto
Antes de comenzar, es fundamental tener claro las fechas de ejecución el proyecto y posibles hitos a cumplir. Esto proporcionará una base sólida para planificar las tareas y establecer plazos realistas .
2. Listar todas los capítulos, tareas y subtareas
En este punto, gracias a las partidas del presupuesto del proyecto, podemos estudiar las tareas que vamos a incluir en el diagrama de Gantt, desglosando siempre las tareas más importantes y juntando las tareas menos importantes. Hay que ser crítico con las tareas que incluimos en el diagrama.
Hay que tener en cuenta que la función principal del mismo es el seguimiento del proyecto. No hay que añadir tareas que aporten poco valor al seguimiento de la obra.
Evita también hacer cronogramas excesivamente grandes que dificultan su lectura. Es mejor ser conciso e indicar menos tareas pero más estudiadas.
3. Tabla de rendimientos y duraciones
Una vez establecidas las tareas a utilizar en nuestro programa de trabajos, nos ayudaremos con Excel o Google Sheets para obtener la duración de cada tarea. Partiendo de la medición del proyecto, incluiremos un rendimiento teórico, un coeficiente de minoración por climatología adversa, averías, etc., y finalmente el rendimiento final. Si dividimos la medición entre este rendimiento real, obtendremos la duración real de la tarea.
La duración real obtenida estará calculada como días totales de trabajo (laborales) si queremos pasar a días naturales bastaría con multiplicar por 7 días a la semana y dividir por 5 días laborales. Esto también se puede hacer desde el propio programa Microsoft Project.
4. Identificar dependencias entre tareas
Hay que indicar las tareas predecesoras de cada una de las tareas, es decir, determinar qué tareas dependen de la finalización de otras para comenzar. Esto es crucial para establecer un flujo de trabajo lógico y eficiente.
Al hacer este trabajo de forma efectiva obtendremos también el camino crítico de la obra: es el conjunto de actividades más importantes de la obra debido a que cualquier retraso en dichas tareas supondría un retraso de igual magnitud en la obra.
5. Asignación de recursos a cada actividad
Paralelamente, tendremos que establecer una serie de equipos para la ejecución de las actividades de la obra: equipo de movimiento de tierras, equipo de albañilería, equipo de saneamiento, etc.
Esto nos ayudará a saber si estamos sobreasignando algún equipo y por lo tanto nos dará un margen suficiente para duplicar equipos o hacer las reasignaciones necesarias.
Consejos para optimizar tu diagrama de Gantt
Aquí te dejo unos consejos para optimizar y hacer más atractivo el cronograma de obra:
- Utiliza colores: asigna colores diferentes a las tareas según su categoría o estado para facilitar la lectura.
- Incluye hitos: marca eventos importantes o clave en el cronograma.
- Mantén la simplicidad: evita sobrecargar el diagrama con demasiada información.
Modelo de diagrama de Gantt
A continuación te dejo un modelo de diagrama de Gantt para tus memorias técnicas y tus proyectos. Espero que te sirva.
Déjanos tu email y te lo mandamos a tu correo un diagrama de Gantt para que te sirva de modelo para tus ofertas técnicas y para las programaciones de tus obras.