Plantilla diagrama de Gantt en Excel

En ocasiones, debido a las características de la licitación, tenemos que hacer un plan de obra de manera rápida. En estos casos es preferible el uso de Excel o Google Sheets para hacer el cronograma de la obra. De esta manera, conseguiremos dar una idea de la evolución prevista para la obra sin perder tiempo en la configuración de un Microsoft Project o similar.

Puedes descargar a continuación la plantilla de Gantt en excel:

Cómo funciona la plantilla cronograma en Excel

En el Excel anterior puedes ver dos pestañas. La primera, denominada «Tareas» es donde introduciremos todos los datos tanto de capítulos como de Tareas, prioridad, fechas de inicio y fin y estado.

Posteriormente, en la pestaña denominada «Gantt«, deberemos introducir las fechas de inicio y fin previstas de la obra. El resto de celdas contienen fórmulas por lo que no habrá que tocar nada.

Cuándo basta con Excel y cuándo no

La pregunta no es cuál es la mejor herramienta, sino qué te van a puntuar. Y en la mayoría de las licitaciones de obra, lo que se valora del plan de obra es que sea coherente con las mediciones, con los rendimientos que has declarado y con el plazo del pliego. Eso se demuestra igual de bien en una hoja de cálculo que en un Microsoft Project.

Con Excel vas sobrado cuando:

• el plazo es corto y los capítulos son pocos
• la obra es lineal y no hay grandes solapes
• el pliego pide «un cronograma» sin exigir formato ni fichero editable
• vas justo de tiempo y necesitas presentar algo defendible hoy

Y conviene irse a Project, Presto o similar cuando:

• el pliego pide expresamente el fichero en un formato concreto, o pide holguras y camino crítico calculados
• hay que justificar precedencias complicadas entre decenas de tareas
• la obra tiene varios tajos simultáneos que se pisan entre sí
• vas a tener que rehacer el plan varias veces durante la ejecución

Lo importante: lee el pliego antes de decidir. Si pide un formato y presentas otro, no es que puntúes menos, es que puedes quedarte fuera del criterio.

Qué tiene que contar tu plan de obra para puntuar

Un cronograma bonito no puntúa. Puntúa el que demuestra que has entendido esta obra en concreto. Estas son las cosas que un técnico busca cuando lo abre:

Que las duraciones salgan de algún sitio

Si dices que la estructura son seis semanas, tiene que poder deducirse de las mediciones y del equipo que has puesto. Un plan de obra sin una tabla de rendimientos detrás es una declaración de intenciones. Con ella, es un cálculo.

Que aparezcan los condicionantes reales

Los permisos, los cortes de tráfico, las paradas por climatología, la disponibilidad de una subestación, el periodo de veda, las fiestas locales. Meter esos condicionantes en el cronograma es la forma más rápida de demostrar que te has leído el proyecto y has visitado la zona.

Que se vea qué manda en el plazo

No hace falta un cálculo formal para señalar las tareas que no admiten retraso. Marcarlas y explicar en la memoria qué pasa si una se va de fecha vale más que un diagrama lleno de barras iguales. Si quieres entrar a fondo en esto, lo tienes en qué es el camino crítico y cómo se calcula.

Que encaje con el resto de la oferta

Es el fallo más repetido y el más caro: un cronograma que dice ocho meses, una memoria que habla de nueve y una certificación mensual prevista que suma diez. Al que lo lee le basta con eso para bajarte la nota, porque una de las tres es mentira y no sabe cuál.

Cómo adaptar la plantilla a tu obra

La plantilla viene con la estructura mínima, pero se le pueden añadir cosas sin tocar las fórmulas:

• Capítulos y subcapítulos: usa el mismo orden y los mismos nombres que el presupuesto del proyecto. Si el evaluador puede comparar tu cronograma con las mediciones línea a línea, se lo estás poniendo fácil, y eso se nota en la nota.
• Hitos: firma del acta de replanteo, entrega de instalaciones, pruebas, recepción. Una tarea de duración cero en la fecha que toque.
• Una fila de certificación prevista: el importe que esperas certificar cada mes. Muchos pliegos lo piden por separado, y si sale del mismo fichero no hay forma de que se contradigan.
• Los condicionantes, como barras propias: «tramitación de permiso de vado», «parada por climatología prevista».

Errores que restan puntos

• Empezar el día 1 sin más. Entre la adjudicación y el acta de replanteo pasa un tiempo. Si tu plan arranca el día de la firma, ya has demostrado que no has hecho una obra pública.
• Que todo dure semanas redondas. Cuatro semanas por capítulo, siempre, para todos. Se ve a la legua que no hay cálculo detrás.
• Rellenar el plazo entero. Si el pliego da diez meses y tu plan dura exactamente diez meses hasta el último día, no tienes margen para nada. Un plan con un poco de holgura al final se defiende mejor que uno que va al límite.
• Imprimirlo ilegible. El plan de obra acaba en un PDF que alguien mira en pantalla o en papel. Si hay que hacer zoom para leer los nombres de las tareas, no lo va a leer.
• Copiar el de la obra anterior. Es lo que más cantan los evaluadores con experiencia: capítulos que no existen en este proyecto, o duraciones que no cuadran con estas mediciones.

Cómo presentarlo dentro de la oferta

El Excel es la herramienta de trabajo; lo que se presenta es otra cosa. Un par de recomendaciones que salen de haberlo hecho muchas veces:

• Exporta a PDF en apaisado y a una sola página si cabe. Un cronograma partido en tres hojas pierde la mitad de la gracia, que es ver la obra entera de un vistazo.
• Que la escala temporal sea la que tenga sentido: semanas para obras de meses, meses para obras de años. Ni días en una obra de dos años ni meses en una de doce semanas.
• Acompáñalo siempre de un texto que explique las decisiones: por qué ese orden, qué tareas mandan, qué has previsto si llueve. El diagrama solo enseña el qué; el texto es el que enseña el porqué, y el porqué es lo que se puntúa en juicio de valor.
• Si el pliego pide fichero editable, entrégalo además del PDF, no en su lugar.

Espero que te sirva la plantilla de plan de obra que te facilitamos en excel para tus futuras licitaciones.

Saludos!