Cómo redactar una memoria técnica para licitación: guía completa

Esta guía reúne en un solo sitio lo que antes estaba repartido en cinco artículos de este blog: qué es una memoria técnica, qué apartados lleva, cómo se redacta paso a paso, qué la hace puntuar y cuándo compensa encargarla fuera. Está escrita desde el otro lado de la mesa, después de más de 4.200 memorias entregadas en 22 años.

Qué es una memoria técnica para licitación

Una memoria técnica para licitación es el documento con el que una empresa explica a la administración cómo va a ejecutar la obra o el servicio al que se presenta. No habla de precio: habla de conocimiento del proyecto, de método y de plazos. La corrige un técnico, que le asigna una puntuación según los criterios que fija el pliego.

Cualquier concurso público se compone de varias documentaciones que debe aportar la empresa o el autónomo:

• Documentación administrativa, que acredita que puedes contratar con la administración.
• Documentación subjetiva, cuantificable mediante juicio de valor. Es la memoria técnica, y suele ir en el sobre 2 o sobre B.
• Documentación objetiva o cuantificable mediante fórmulas, donde va la oferta económica.

Cuando un pliego no exige memoria técnica y solo valora el precio, al concurso se le suele llamar subasta. Que existan licitaciones sin memoria explica por qué la administración lleva años incorporando criterios ambientales, sociales y de calidad: si el precio es lo único que puntúa, las obras y los servicios acaban siendo cada vez peores.

Los cinco nombres del mismo documento

Uno de los primeros problemas al leer un pliego es que cada administración llama a esto de una manera distinta. Todos estos términos designan exactamente el mismo documento:

• Memoria técnica para licitación
• Documentación técnica para licitaciones
• Estudio técnico para licitaciones
• Oferta técnica para concursos
• Sobre 2, sobre B o sobre técnico

Si en el PCAP aparece cualquiera de ellos, es de esto de lo que habla la guía.

Qué apartados lleva una memoria técnica

En general se compone de un índice, una memoria y un cronograma. Conviene decirlo cuanto antes: no existe un modelo válido para cualquier licitación. El contenido lo manda el PCAP, y dos pliegos de la misma administración pueden pedir cosas distintas.

El índice

Es la primera sección y actúa como guía para quien corrige. Un índice bien estructurado permite localizar cada criterio de valoración sin buscarlo. Para montarlo hay que seguir el PCAP y entender exactamente qué se valora y con cuántos puntos.

Es también la primera entrega interna del trabajo: el índice se le pasa al cliente antes de escribir nada, porque de él salen los documentos que hay que pedirle.

La memoria

Es el corazón del documento. En general incluye descripción del proyecto, análisis de la zona, procesos constructivos, servicios afectados, fuentes de suministro de materiales, subcontratación, zonas de acopio e instalaciones provisionales. Hay que ser claro y preciso: quien corrige tiene que ver que has entendido el proyecto y que sabes cómo afrontar la obra.

El programa de trabajos

Detalla la planificación, la asignación de recursos y el control del proyecto. De la planificación sale el camino crítico de la obra, que es lo que permite identificar las unidades realmente importantes. Se apoya en un diagrama de Gantt y, casi siempre, en un organigrama de obra.

Cómo se redacta, paso a paso

Dentro de un concurso, redactar la documentación técnica es la tarea que más tiempo consume. Requiere experiencia del técnico de estudios y tiempo suficiente para cubrir todos los puntos. Este es el orden que seguimos nosotros:

1. Descargar toda la documentación y leer el PCAP. Es el primer documento que hay que leer, siempre. En él está la forma de puntuación, los documentos requeridos y el número máximo de páginas. De su lectura salen ordenadas las ideas que después habrá que redactar.
2. Leer el proyecto, los planos y el presupuesto para tener una concepción general de la obra a ejecutar.
3. Redactar el índice y pasárselo al cliente, junto con la lista de lo que necesitamos de él: logotipo, organigrama, disponibilidad de medios propios, proveedores y subcontratistas.
4. Saberse el proyecto. Hay que dedicar tiempo a un estudio exhaustivo del proyecto de ejecución. No es tiempo perdido: es el que marca la diferencia.
5. Ver la obra. Google Maps y Street View ayudan a hacerse una idea, pero ir personalmente y fotografiar el estado actual es lo que permite escribir sobre interferencias, servicios afectados y desvíos con criterio propio. Suele ser el apartado diferenciador.
6. Redactar siguiendo el índice: descripción global del proyecto y de la zona, y después proceso constructivo, organigrama y equipos que intervienen.
7. Montar el programa de trabajos en paralelo, estimando rendimientos de ejecución de cada actividad.
8. Recibir feedback del cliente durante todo el proceso, no al final. Encontrarse el último día con un montón de cambios afecta directamente a la calidad del trabajo.

El camino crítico y el plazo

Conocidos los rendimientos, con el software de planificación adecuado se incorporan tareas predecesoras y sucesoras hasta que queda marcado el camino crítico de la obra. Conviene redactar una breve memoria sobre él: son las actividades que no se pueden retrasar, porque cualquier variación en una de ellas produce una variación idéntica en la duración del proyecto.

Aviso que cuesta exclusiones cada año: si ofertas reducción de plazo, esa reducción no puede aparecer fijada en el diagrama de Gantt de la memoria técnica. Es motivo de exclusión.

Cómo conseguir la máxima puntuación

Hablando siempre de la parte técnica, esto es lo que hemos visto que puntúa y lo que no:

• Consistencia y ausencia de ambigüedad. Una memoria que se contradice a sí misma entre apartados pierde puntos aunque cada apartado por separado sea bueno.
• Evita las generalidades. Lo que no aporta un extra, no se escribe. Ya pasaron los tiempos en los que las memorias parecían valorarse a peso.
• Estudia cada caso de forma individualizada. Cada vez hay más competencia y más calidad que antes; un texto reaprovechado se nota a la primera.
• Responde uno a uno a los criterios del pliego, en su orden y con su lenguaje. Es la forma más simple de que quien corrige encuentre lo que busca. Lo desarrollamos en cómo maximizar los puntos de los criterios sujetos a juicio de valor.
• Cuida el contenido gráfico. Planos de situación, esquemas de fases, fotografías propias de la visita e infografías hacen que la memoria se entienda antes.

Adaptar la memoria a cada obra

Cada proyecto es único, y personalizar la memoria para resaltar esas particularidades es lo que demuestra conocimiento real de las fases de la obra. Muchas empresas presentan textos genéricos para licitaciones distintas sin pararse a pensar si es lo óptimo. No lo es.

Dentro de esa adaptación, conviene priorizar los procesos constructivos críticos: centrarse en los aspectos más difíciles del proyecto es lo que enseña profundidad técnica y capacidad de ejecución.

Los errores que dejan fuera

Antes de entregar, merece la pena repasar los fallos que excluyen directamente o que hunden la puntuación: incumplir el límite de páginas, colar datos económicos en el sobre técnico, dejar dentro contenido de otra obra o no responder a algún criterio. Los tienes desarrollados en los 7 errores en las memorias técnicas que te dejan fuera del concurso.

Cuánto tiempo lleva y cuándo conviene encargarla fuera

Una licitación media consume fácilmente entre 40 y 120 horas. Ese es el dato que suele faltar en la decisión. Si la empresa cuenta con un departamento de estudios adecuado, lo mejor es elaborar la documentación técnica internamente: nadie conoce mejor los medios propios.

Si no dispone del personal técnico suficiente, o si esas 120 horas se comen la capacidad de presentarse a otras tres licitaciones, tiene sentido acudir a una ingeniería. Nosotros nos dedicamos precisamente a eso: somos una empresa de memorias técnicas para licitaciones, trabajamos en exclusividad —un solo cliente por licitación— y el 71,68 % de las ofertas que preparamos quedan entre las tres mejores clasificadas.

Si estás valorando esta vía, en cómo elegir la empresa que prepara tus licitaciones están los criterios para comparar, incluidos los nuestros.

Si te presentas en UTE

Cuando la memoria la redactan varios técnicos de empresas distintas aparecen incoherencias e inexactitudes que se traducen en menos puntos. Nuestro consejo es contratar a una ingeniería que elabore la memoria y repartir el coste entre las empresas de la UTE según sus porcentajes.

Conviene además identificar desde el principio qué empresa representa a la Unión Temporal de Empresas —normalmente la que asume mayor porcentaje— y que la memoria la lleve un mismo técnico de principio a fin, con ayudas puntuales en apartados concretos.

Una memoria perfecta no garantiza la mejor puntuación

Conviene decirlo, aunque no sea agradable. A lo largo de los años hemos observado que ciertas administraciones tienden a valorar más a ciertos licitadores. Habiendo hecho trabajos de la misma calidad, hemos tenido puntuaciones muy diversas: favorables para unos pocos y desfavorables para otros.

La documentación técnica es el corazón del conocimiento de la obra y suele tener un peso importante en la puntuación total, así que una corrección más transparente sería lo esperable. Formas de conseguirlo hay varias:

• No identificar a los licitadores por nombre ni logotipo, y evaluar la memoria por su conocimiento de la obra y del entorno.
• Corrección por personal externo elegido aleatoriamente. Hay cientos de ingenierías que podrían hacerlo sin conocer al corregido.
• Ser más claros y precisos en la documentación solicitada y en cómo se valora cada punto.

Damos nuestra opinión completa en licitaciones en España, ¿procesos transparentes o corruptos?. Sobre los factores externos no se puede hacer nada; sobre los internos, sí: que la memoria sea excepcional.

Mejorar licitación tras licitación

Cada concurso deja lecciones, se gane o no. Ganar enseña qué estrategias funcionan; no ser adjudicatario abre la puerta a un análisis crítico que suele valer más. Merece la pena revisar el acta de la mesa y entender las razones de la puntuación.

• Retroalimentación interna y externa. Recoger comentarios del equipo y de los evaluadores da una perspectiva que uno solo no tiene.
• Análisis de la competencia. Entender cómo se posicionan tus propuestas frente a las demás revela dónde diferenciarse.
• Actualización de contenidos y técnicas. Los pliegos y la normativa evolucionan; una memoria de hace tres años ya no responde a lo que se pide hoy.
• Seguimiento de resultados. Medir qué puntuación obtiene cada tipo de memoria es lo que permite saber qué funciona y qué no.

Te facilitamos a continuación un modelo de memoria para que puedas descargarlo y desarrollarlo siguiendo tu PCAP. Recuerda lo dicho al principio: es un punto de partida, no una plantilla que valga tal cual para cualquier concurso.